שלום לך,
שמי אבנר נחשון,
הרבה מנהלי משאבי אנוש ורווחה נרתעים מלארגן כנסים או השתלמויות לעובדי החברה בכוחות עצמם.אחת הסיבות המרכזיות היא תחושת העומס והבלגאן שכרוכים בארגון.
כמי שניהל מחלקת אירועים ולאחר מכן מלון, עשיתי לך סדר והינה רשימה קצרה ופשוטה שתאפשר לך להכין את הכנס הבא ביתר קלות. אני מזמין אותך להתקשר אלי ולהתייעץ איתי ללא תשלום בעת תכנון הכנס הבא שלך באילת. ההיכרות שלי עם בתי המלון,אולמות ההרצאה ואופציות האטרקציות יסייעו לך בקבלת החלטות.
חמשת השלבים הם: קביעת המטרה, גזירת נתונים,פעילויות נוספות,קביעת תאריכים, קביעת תקציב.
קביעת המטרה.
כאשר אנו מחליטים להוציא את החברה לחופשה, עלינו להחליט מהי המטרה. האם הדגש יהיה לימודי (השגת מטרות ויעדים). אולי העשרה (תודעת השירות). או אולי גיבוש הנאה ו Fun. בהתאם להחלטה זו נוכל למקד את בחירת איזור החופשה,סוג ודרגת המלון, האם נזמין בני/ות זוג וכמובן את נושאי ההרצאה והמרצים.
טיפ: החלטה זו תשפיע על כמות ההרצאות,הנושאים וריכוזן על פני יום אחד או פיזורן על מהלך כל החופשה.
טיפ:מומלץ בשלב זה לשלב את איש הכספים של החברה שיוכל לתרום בהגדרת הרצאות מוכרות לצרכי מס.
גזירה של נתונים
אחת הנגזרות החשובות של שני הסעיפים הקודמים היא ההחלטות הטכניות. הצרכים שלנו מהמלון בו נשהה ונושא התעבורה.
· דרכי הגעה למלון – (עצמאית,אוטובוס,טיסה),האם צריך ניוד ותעבורה בזמן השהייה.
· דרגת המלון
· מספר חדרי הרצאות, גודל וזמינות החדרים.
· האם נדרש לשלם על חדר ההרצאות בנוסף או שיהיה כלול בעסקה.
· עזרים טכניים – הגברה,מקרן, לוח מסך – האם הם זמינים והאם נדרש תשלום נוסף.
טיפ: לניוד משתתפי הכנס כדאי ליצור קשר עם חברת הסעות מקומית.
פעילויות נוספות
לעיתים תרצו לתת לצוות הנאות ובילויים נוספים כמו הפלגה,ארוחה במסעדה, אטרקציה מסוימת.על כל אלו יש להחליט כבר בשלב זה על מנת שנוכל לשלב אותם בלוח הזמנים ובתקציב.
טיפ: יש לקחת בחשבון שניוד המשתתפים יקר לכן יש לבדוק פעילויות נוספות בטווחי הליכה.
קביעת תאריכים
יש לוודא זמינות תאריכים. חשוב לחשוב על השאלה של סוף שבוע מול אמצע שבוע. במידה ובחרתם סוף שבוע,קחו בחשבון מגבלות של שומרי מצוות, עומסים גדולים יותר במלונות, ילדים מתרוצצים ורועשים,מחיר יותר יקר ועוד.
טיפ: לעיתים הזזה בשבוע לכאן או לכאן יכולה לחסוך עד 30% מעלות ההשתלמות.
קביעת תקציב
בשלב זה יש שתי אפשרויות האחת, לפנות לסוכן נסיעות או מפיק אירועים ולהעביר לידיו את הנתונים על מנת לקבל הצעת מחיר.
האפשרות השנייה היא לפנות באופן עצמאי לרשתות בתי המלון ולקבל הצעות ישירות. בדרך כלל הם ישמחו לשתף פעולה ולדאוג לכם גם לתיאום האטרקציות.
טיפ: בכל מקרה כדאי לקבל הצעות מחיר מיותר מגורם אחד.
להזכירך,אני כאן לכל יעוץ ללא תשלום הטלפון שלי 050-3959895, אפשר גם דרך האתר:http://www.havayeda.co.il/ או בדוא"ל avner@havayeda.co.il
ב ב ר כ ה ,
אבנר נחשון
